En algunas ocasiones es posible que una Comunidad de Propietarios prefiera contratar directamente a un trabajador antes que contratar a una empresa de servicios para que desempeñe esa tarea.

En este artículo nos vamos a centrar en los pasos que debe seguir toda Comunidad de Propietarios que se encuentre en esta situación. Es un procedimiento burocrático largo y que entraña una gran dificultad, por lo que debe ser realizado por profesionales como los Administradores de Fincas Colegiados.

Los pasos que se deben seguir, previamente al inicio de la actividad, son los siguientes:

1. INSCRIBIR A LA COMUNIDAD COMO EMPRESARIO EN LA SEGURIDAD SOCIAL (Es posible que en la Seguridad Social se exija que se presente el modelo 036 de la Agencia Tributaria dando de alta a la Comunidad en la actividad para la que va a contratar)

Esta es la primera y fundamental obligación que tiene que hacer la Comunidad. Con esto se solicita la asignación a la Comunidad de un Código Cuenta de Cotización (CCC) que identifica al empresario ante la Seguridad Social y permite ingresar las cotizaciones sociales de la empresa, en este caso la propia Comunidad.

Para ello es necesario presentar el modelo TA.6 en la Tesorería General de la Seguridad Social más cercana al domicilio de la Comunidad. Deberá ir firmado por el presidente, adjuntando original y copia del acta de nombramiento de presidente y administrador, copia de la declaración censal de alta en la actividad 036 (en su caso), fotocopias del DNI de presidente y administrador, autorización del presidente al administrador para realizar los trámites (en caso de hacerlo el administrador). También será necesario solicitar la autorización RED para poder gestionar el CCC mediante el modelo FR.10, para lo que la persona designada para gestionar el CCC debe estar previamente registrada en el Sistema RED de la Seguridad Social.

2. AFILIACIÓN DEL TRABAJADOR (En caso de que no esté afiliado)

Si el trabajador no dispone de número de afiliación (NAF), ya sea porque nunca ha trabajado o porque en ningún momento de su vida se lo han asignado, se deberá solicitar por primera vez. Se deberá presentar el modelo TA.1, cuya presentación puede hacerse mediante el sistema RED.

3. DAR DE ALTA AL TRABAJADOR

En este paso se asigna el trabajador al CCC de la Comunidad y desde ese momento ya se considera trabajador de la misma. Para ello se deberá presentar el modelo TA2/S en la Seguridad Social. Se podrá hacer mediante sistema RED.

4. FIRMA DEL CONTRATO DE TRABAJO

Se deberá elegir una de las modalidades de contrato disponibles en la web del Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) y firmar 3 copias; una para el trabajador, otra para la empresa y otra para el SEPE, la cual se puede comunicar de forma telemática mediante el sistema Contrat@, si previamente se ha registrado en este servicio.

Una vez terminados estos pasos, surgen otros que hay que hacer una vez comenzada la relación laboral, cada uno de los cuales cuenta con un plazo diferente para hacerlo. Estos son:

5. ALTA Y REGISTRO DEL CONTRATO DE TRABAJO

Se deberá realizar ante el SEPE. Se dispone de un plazo de 10 días hábiles (sábados incluidos)  desde la firma del contrato. En este trámite se le comunicará al SEPE la copia del contrato mas una Copia Básica (C.P.) del mismo, indicando si hay representación sindical, que en caso de una Comunidad de Propietarios con pocos trabajadores no habrá. Como se ha mencionado en el punto anterior se ofrece la posibilidad de registrarlo de forma telemática mediante el sistema Contrat@, siempre y cuando se haya registrado previamente en este servicio.

6. ELABORACIÓN DE UN PLAN DE PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES (En caso de no disponer ya de él)

Para este trámite se deberá contratar a un Servicio de Prevención Ajeno (SPA) que realice dicho plan. Existe la posibilidad para PYMES de hasta 50 trabajadores que no realicen actividades peligrosas incluidas en el anexo 1 del RD 39/1997, de 17 de enero, como una Comunidad de Propietarios, de que dicho plan sea elaborado por el empresario, en este caso el presidente o el administrador en representación de la Comunidad, siempre que cuente con la capacitación suficiente y siempre que se concierte la vigilancia de la salud de los trabajadores con una entidad autorizada. En caso de ser asumido por el empresario, el Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo (INSHT) pone a disposición el servicio prevencion10.es, en el cual se podrá realizar la evaluación de riesgos simplificada, un documento único de extensión reducida y fácil comprensión que incluye el plan de prevención de riesgos laborales, la evaluación de riesgos y la planificación de la actividad preventiva.

7. COMUNICACIÓN DE APERTURA DEL CENTRO DE TRABAJO

El empresario (la Comunidad) tiene la obligación de comunicar, ante la autoridad laboral, la apertura del centro de trabajo, con carácter previo o dentro de los 30 días siguientes a la fecha de inicio de la actividad. Se comunica mediante el formulario específico de cada Comunidad Autónoma. Si se dispone de certificado digital se puede presentar telemáticamente. Es necesario adjuntar el Plan de Prevención de Riesgos Laborales.

8. INCLUSIÓN EN EL REGISTRO DE EMPRESAS EXENTAS DE AUDITORÍA

Aquellas empresas, y Comunidades de Propietarios, que asuman la Prevención de Riesgos Laborales, deberán pasar una auditoría reglamentaria, salvo aquellas de menos de 50 trabajadores que no realicen actividades peligrosas, que estarán exentas. Para ello se deberá solicitar a la autoridad laboral la inscripción en el registro de empresas exentas de auditoría, mediante el formulario habilitado a tal efecto por cada Comunidad Autónoma.

9. DAR DE ALTA A LA COMUNIDAD EN EL CENSO DE RETENEDORES

Se deberá presentar la declaración censal, modelo 036, en Hacienda para la inclusión en dicho censo, necesario para poder ingresar en la Hacienda Pública las cantidades retenidas de las nóminas de los trabajadores.

10. INSCRIPCIÓN DE UN FICHERO DE PERSONAL EN LA AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS

Se deberá inscribir en el Registro General de Protección de Datos (RGPD) un fichero de carácter laboral para dar cumplimiento a la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD). Se deberá hacer mediante el formulario NOTA disponible en la web de la Agencia española de Protección de Datos. El nivel de seguridad de este fichero será nivel básico, y se deberá hacer un documento de seguridad que deberá estar permanentemente actualizado, y aplicar las medidas de seguridad oportunas.

Los pasos antes descritos son solo los trámites burocráticos necesarios para contratar a un trabajador. A éstos habrá que añadir cada mes la realización de las nóminas, la liquidación de los seguros sociales, y el ingreso trimestral de las cantidades retenidas en la Hacienda Pública.

Además es conveniente contratar un seguro, o ver si el seguro actual de la Comunidad, cubre la responsabilidad civil por accidente de trabajo. Además de tener en cuenta que cuando finalice la relación laboral habrá que indemnizar al trabajador y pagarle el finiquito, entre otras cosas. También reseñar que el trabajador tiene derecho a 20 días laborables de vacaciones y según el Convenio Colectivo de Empleados de Fincas Urbanas de la Comunidad de Madrid tiene derecho a dos pagas extra prorrateables en Junio y Diciembre.

Por todos estos motivos y muchos más que pueden surgir durante la relación laboral, es necesario ponerse en manos de un profesional laboral, que asegure el cumplimiento de todas estas labores y evite sanciones a la Comunidad que pueden ser realmente cuantiosas. Los Administradores de Fincas Colegiados estamos preparados para desempeñar estas funciones con el máximo rigor y profesionalidad exigidos.